BIURO PREZESA POT
p.o. Dyrektora Zarządzającego
Magdalena Krucz
Dyrektor Zarządzający do spraw komunikacji
Agata Bieniek
Zakres działania Departamentu Planowania i Rozwoju (DPR):
1) tworzenie, koordynacja wdrażania i monitorowanie dokumentu strategicznego POT,
2) rekomendowanie komórkom organizacyjnym i ZOPOT zadań wynikających z przyjętego dokumentu strategicznego POT oraz bieżących analiz rynku i wcześniejszych działań POT;
3) tworzenie założeń merytorycznych i finansowych do działań marketingowych POT w kraju
i za granicą;
4) opiniowanie planowanych działań komórek organizacyjnych i ZOPOT pod kątem zgodności z dokumentem strategicznym i przyjętymi założeniami merytorycznymi i finansowymi;
5) tworzenie planów działania POT, przy udziale komórek organizacyjnych i ZOPOT;
6) monitorowanie realizacji planów działania POT oraz mierników POT;
7) opracowywanie sprawozdań okresowych z wykonania planów działania POT na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych i ZOPOT;
8) prowadzenie badań i analiz marketingowych oraz ich upublicznianie;
9) współpraca z Departamentem Wsparcia Rozwoju Turystyki w zakresie oceny produktów i marek turystycznych;
10) identyfikacja i współpraca z interesariuszami POT, w zakresie działania departamentu,
11) współpraca z uczelniami wyższymi,
12) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania departamentu;
13) planowanie i realizacja działań marketingowych we współpracy z organizacjami międzynarodowymi;
14) planowanie i realizacja działań marketingowych w związku z wybranymi wydarzeniami o charakterze kotwic medialnych;
15) nadzór merytoryczny i monitorowanie działań ZOPOT;
16) opracowanie rocznych planów kontroli wewnętrznej ZOPOT i realizacja tej kontroli we współpracy z Departamentem Finansowo-Ekonomicznym;
17) współpraca w tworzeniu i wdrażaniu procedur związanych z funkcjonowaniem ZOPOT;
18) planowanie i realizacja działań marketingowych na rynkach nie objętych działalnością ZOPOT;
19) zawieranie i nadzorowanie realizacji umów na działania marketingowe na rynkach nie objętych działalnością ZOPOT;
20) współpraca z polskimi placówkami za granicą i organizacjami polonijnymi;
21) współpraca z Forum Turystyki Przyjazdowej;
22) organizowanie i realizacja podróży studyjnych z rynków zagranicznych;
23) organizowanie i realizacja warsztatów branżowych w kraju i za granicą.
Zakres działania Departamentu Marketingu (DM):
1) realizacja i koordynacja kampanii tematycznych POT w kraju i za granicą;
2) organizowanie stoisk narodowych oraz innych stoisk informacyjnych na targach turystycznych w kraju i za granicą;
3) organizowanie i koordynowanie imprez promocyjnych, seminariów, warsztatów w kraju
i za granicą;
4) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w obszarze działania departamentu;
5) zapewnienie, stosowanie i nadzór nad spójnością wizualną elementów identyfikacji POT w materiałach promocyjnych, w tym także realizowanych przez podmioty trzecie;
6) inicjowanie i realizacja materiałów promocyjnych na potrzeby POT, w tym m.in: wydawnictw, filmów, spotów reklamowych, folderów, gadżetów promocyjnych;
7) kreowanie, przygotowanie i produkcja materiałów graficznych na wydarzenia, targi i konferencje;
8) przygotowywanie wizualizacji i infografik do prezentacji;
9) planowanie i nadzór nad dystrybucją materiałów promocyjnych na rynkach zagranicznych i krajowym;
10) zarządzanie serwisem banku zdjęć;
11) realizacja strategii POT w zakresie wykorzystywanych narzędzi;
12) analizy statystyczne portali i mediów społecznościowych POT;
13) zarządzanie i rozwój portali internetowych i mediów społecznościowych prowadzonych przez POT, z wyłączeniem portali i mediów społecznościowych wymienionych w §19 pkt 13 i 14 regulaminu;
14) weryfikacja i redagowanie treści na portale internetowe POT oraz profile w mediach społecznościowych, z wyłączeniem portali i profili wymienionych w §19 pkt 13 regulaminu;
15) bieżąca współpraca z ZOPOT w zakresie przygotowania wersji rynkowo – językowych Narodowego Portalu Turystycznego oraz profili w mediach społecznościowych;
16) monitoring rynku pod kątem dostępnych nowych technologii i rozwiązań funkcjonalnych narzędzi promocji;
17) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i rozwój systemów, serwisów, aplikacji POT;
18) zarządzanie Repozytorium Informacji Turystycznej (RIT) we współpracy z DWRT;
19) prowadzenie działań na rzecz partnerstwa w zakresie zadań POT, w tym zawieranie, umów 20) partnerskich wspierających działania marketingowe POT.
Zakres działania Departamentu Wsparcia Rozwoju Turystyki (DWRT):
1) aktualizacja i weryfikacja bazy polskich produktów turystycznych, w tym Certyfikowanych Produktów Turystycznych;
2) monitorowanie rozwoju kluczowych produktów w regionach;
3) współpraca z regionami w zakresie promocji Certyfikowanych Produktów Turystycznych, Polskich Marek Turystycznych;
4) przygotowywanie wkładu merytorycznego do opracowywania i aktualizacji prezentacji produktowych o Polsce;
5) realizacja działań promocyjnych we współpracy z ROT, LOT, JST, w tym krajowych konkursów promocyjnych, np. na najlepszy produkt turystyczny, mistrzostw blogerów;
6) przygotowanie i udział w krajowych imprezach promocyjnych we współpracy z DMK;
7) udział merytoryczny w gremiach turystycznych i zespołach roboczych celem rozwoju, kształtowania i promocji produktów turystycznych;
8) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania departamentu;
9) standaryzacja informacji turystycznej w Polsce – organizowanie szkoleń z zakresu informacji turystycznej, organizacja Forum Informacji Turystycznej (FIT), certyfikacja centrów informacji turystycznej, organizacja konkursu na najlepsze centrum IT;
10) współpraca z DMK w zakresie aktualizacji krajowych baz danych w tym m.in. RIT;
11) prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem ogólnopolskiego systemu oznakowania drogowych tras turystycznych, opiniowanie wniosków w sprawie oznakowania drogowych tras i atrakcji turystycznych, wspieranie prac Kapituły ds. Drogowych Znaków Turystycznych, opracowanie merytoryczne programów szkoleń z zakresu oznakowań drogowych;
12) monitorowanie strategii, planów i bieżących działań promocyjnych regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych na potrzeby koordynacji działań z POT;
13) opiniowanie i przygotowywanie dokumentacji dotyczących przyznawania patronatów Prezesa oraz zarządzanie znakiem promocji Polski w obszarze turystyki zgodnie z ustawą
o POT;
14) promocja Polski na rynku krajowym we współpracy z regionalnymi i lokalnymi organizacjami turystycznymi (ROT i LOT), branżą turystyczną, instytucjami samorządowymi i centralnymi oraz kluczowymi partnerami i grupami roboczymi;
15) realizacja zadań z zakresu promocji Polski przez polskich sportowców lub kluby sportowe w sportach drużynowych;
16) bieżąca weryfikacja potencjalnych możliwości pozyskiwania środków finansowych z dostępnych źródeł, w szczególności w obszarze Funduszy Europejskich, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
17) opracowanie fiszek projektowych w zakresie potencjalnego instrumentu wsparcia dla POT we współpracy z DPR;
18) aktywny udział w pracach nad założeniami programowymi w obszarze turystyki z udziałem nadzorującego resortu;
19) formułowanie propozycji rozwiązań systemowych w pracach nad wytycznymi w poszczególnych okresach programowania;
20) przygotowywanie projektów do dofinansowania we współpracy z DPR.
Zakres działania Departamentu Administracji (DA)
1) organizacja i obsługa wewnętrznych narad i posiedzeń zwoływanych przez kierownictwo POT;
2) obsługa sekretariatów POT w tym w szczególności:
a) prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa, Wiceprezesów i Dyrektora Zarządzającego,
b) prowadzenie sekretariatu Biura Prezesa,
c) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i kierowanie do właściwych osób, rejestrowanie korespondencji wychodzącej, obsługa bieżącej korespondencji z interesariuszami POT;
d) obsługa wewnętrznego obiegu dokumentów;
3) prowadzenie rejestru, publikowanie i przechowywanie zarządzeń Prezesa;
4) prowadzenie rejestru umów i zleceń zawieranych w POT;
5) wyposażanie stanowisk pracy w meble, materiały oraz sprzęt biurowy oraz rozliczanie pracowników odchodzących z pracy z powierzonego mienia;
6) prowadzenie procesu inwentaryzacji we współpracy z DFE;
7) gospodarowanie składnikami majątku POT (zbywanie, likwidacja, utylizacja);
zapewnienie i nadzór nad właściwym utrzymaniem czystości w pomieszczeniach;
8) utrzymanie w należytym stanie urządzeń technicznych w pomieszczeniach Biura POT;
9) realizacja zakupów na potrzeby POT oraz prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej POT,
10) zagospodarowywanie zbędnych lub zużytych składników majątkowych;
11)zapewnienie obsługi transportowej w POT;
12) organizacja i optymalizacja procesu spedycji;
13) realizowanie zadań z zakresu spraw obronnych, informacji niejawnych, ochrony przeciwpożarowej i zabezpieczenia majątku przed kradzieżą oraz zniszczeniem według uzasadnionej potrzeby;
14) prowadzenie archiwum zakładowego POT;
15) koordynacja współpracy z Archiwum Akt Nowych;
16) bieżąca aktualizacja instrukcji kancelaryjnej;
17) zarządzanie technologiczne intranetem i przygotowywanie innych programów zarządzania wewnętrznego;
18) administrowanie siecią internetową, serwerami POT oraz prowadzenie obsługi technicznej sprzętu komputerowego i elektronicznego będącego w posiadaniu POT, zarządzanie licencjami;
19) obsługa informatyczna POT;
20) organizacja i obsługa posiedzeń Rady POT;
21) obsługa delegacji krajowych i zagranicznych pracowników POT w zakresie zapewnienia transportu i ubezpieczenia;
22) zapewnienie obsługi prawnej POT;
23) przygotowywanie i monitorowanie wykonania rocznych planów zamówień publicznych;
24) organizacja i prowadzenie postępowań o udzielania zamówienia publicznego w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych oraz postępowań wyłączonych ze stosowania ww. ustawy we współpracy z poszczególnymi departamentami, biurami i ZOPOT;
25) prowadzenie ewidencji wewnętrznej zamówień publicznych i dokumentów zakupu;
26) sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień;
27) udział w pracach komisji powołanych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w charakterze sekretarza komisji;
28) weryfikacja i archiwizacja wymaganej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi POT.
29) prowadzenie spraw związanych z obsługą opieki medycznej dla pracowników POT;
30) organizacja i obsługa opieki zdrowotnej pracowników w ramach medycyny pracy;
31) prowadzenie spraw związanych z obsługą dodatkowych ubezpieczeń oraz kart sportowych dla pracowników POT we współpracy z DFE;
32) sporządzanie sprawozdania o zakresie korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych opłat dla Departamentu Opłat Środowiskowych Urzędu Marszałkowskiego;
33) koordynacja zaleceń do ćwiczeń obronnych w działach administracji rządowej: kultura fizyczna i turystyka.
Zakres działania Departamentu Finansowo-Ekonomicznego (DFE) w skład którego wchodzą: Sekcja Planowania i Kontrolingu Finansowego, Sekcja Księgowości
1) tworzenie i koordynacja funkcji kontrolingu finansowego w POT;
2) przygotowanie i aktualizacja wewnętrznych regulacji w zakresie kontrolingu finansowego w POT, budżetowania i zasad kontroli wykonania budżetu;
3) przygotowywanie i inicjowanie powstawania analiz i raportów finansowych;
4) organizowanie i prowadzenie procesu corocznego budżetowania i wieloletniego planowania finansowego;
5) współtworzenie i ocena pod względem finansowym planu działalności POT, w tym kosztów operacyjnych ZOPOT;
6) przygotowanie sprawozdawczości okresowej i analiza odchyleń od planu finansowego;
7) dokonywanie w ciągu roku zmian i przesunięć w budżetach departamentów i biur zgodnie z zapisami regulacji wewnętrznych w POT;
8) rekomendowanie działań korygujących związanych z odchyleniami planu;
9) analiza finansowa prowadzonych i wnioskowanych przez jednostki organizacyjne projektów i przedsięwzięć związanych z działalnością POT;
10) analiza finansowa wydatków w POT;
11) udział w projektach wewnętrznych POT od strony finansowej;
12) współpraca z kontrolerami zewnętrznymi;
13) przygotowywanie sprawozdań bieżących i okresowych w zakresie określonym przez Prezesa oraz w zakresie inicjowanym przez departament;
14) tworzenie i aktualizacja Polityki Rachunkowości POT;
15) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zabezpieczenie dokumentów księgowych;
16) sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych i analiz ekonomicznych z zakresu działalności POT;
17) prowadzenie księgowości dla POT i ZOPOT – kontrola obiegu i archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej, kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, w tym zgodności z procedurami wewnętrznymi POT;
18) realizacja płatności;
19) windykacja należności;
20) sporządzanie bilansów jednostkowych ZOPOT oraz zbiorczego sprawozdania bilansowego POT;
21) realizowanie wszelkich operacji finansowych oraz prowadzenie gospodarki funduszami tworzonymi w POT;
22) nadzór nad procesem inwentaryzacji;
23) obsługa konta bankowego oraz kasy;
24) eksploatacja i rozwój systemu finansowo-księgowego, w tym zapewnienie zgodności systemu informatycznego z wymogami stawianymi ewidencji komputerowej przez obowiązującą ustawę o rachunkowości;
25) prowadzenie księgowości dla wszelkich projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków unijnych;
26) naliczanie wypłat wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę oraz zleceniobiorców, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
27) prowadzenie dokumentacji płacowej;
28) przygotowywanie, naliczanie i odprowadzanie wszelkich obowiązujących w POT podatków i innych obciążeń;
29) monitorowanie wykonania planu wynagrodzeń pracowników POT oraz planu składek płaconych przez pracodawcę;
30) prowadzenie rozliczeń z pracownikami POT;
31) współpraca z samodzielnym stanowiskiem do spraw kadr i szkoleń w zakresie obsługi PPK
32) współpraca z DPR, przekazywanie danych finansowych w ramach posiadanych informacji o wysokości wydatków zrealizowanych w ZOPOT, niezbędnych do opracowania sprawozdań okresowych z wykonania planów;
33) rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych pracowników POT;
34) sporządzanie sprawozdań do GUS z zakresu zadań departamentu.
Zakres działania Biura Spotkań i Wydarzeń - Poland Convention Bureau (PCB):
1) budowanie koncepcji i realizacja działań promujących Polskę jako miejsce atrakcyjne dla organizacji kongresów, konferencji, podróży motywacyjnych i wydarzeń;
2) współpraca z instytucjami i organizacjami zaangażowanymi w promocję Polski w segmencie przemysłu spotkań tj. instytucjami rządowymi, samorządem terytorialnym, branżą turystyczną i środowiskami naukowymi;
3) prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowo-doradczych w kraju i za granicą (organizacja wizyt studyjnych, site-inspection i prezentacji na międzynarodowych targach przemysłu spotkań);
4) monitorowanie rynku w zakresie trendów oraz możliwości pozyskania wydarzeń oraz wspieranie procesu pozyskiwania zleceniodawców organizowania w Polsce konferencji, kongresów oraz imprez motywacyjnych i wydarzeń;
50 prowadzenie Programu Ambasadorów i Mecenasów Kongresów Polskich, Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Polskiej Organizacji Turystycznej - Poland Convention Bureau, Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Podróży Motywacyjnych - Polskiej Organizacji Turystycznej - Poland Convention Bureau oraz Programu Rekomendacji Miejskich i Regionalnych Convention Bureau;
6) współpraca z międzynarodowymi organizacjami i stowarzyszeniami skupiającymi profesjonalistów związanych z przemysłem spotkań w celu umocnienia Polski jako lidera Europy Centralnej;
7) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania PCB;
8) opracowanie merytoryczne wydawnictw z zakresu przemysłu spotkań;
9) aktualizacja informacji i promocja na portalach internetowych POT oraz w mediach społecznościowych w zakresie działania Biura;
10) inicjowanie tworzenia nowych struktur w obszarze obejmującym przemysł spotkań;
Zakres działania Biura Prasowego (BP):
1) budowanie pozytywnych relacji z mediami, branżą i interesariuszami POT – reprezentowanie POT na imprezach branżowych;
2) realizacja polityki informacyjnej POT pod bezpośrednim nadzorem Prezesa;
3) przygotowywanie i opracowywanie informacji dla Prezesa;
4) koordynowanie kontaktów Prezesa z mediami;
5) koordynacja wystąpień przedstawicieli POT w mediach;
6) weryfikacja i redagowanie materiałów medialnych otrzymanych od wykonawców zewnętrznych;
7) organizacja i przygotowywanie konferencji i briefingów prasowych na potrzeby POT;
8) monitoring mediów;
9) przygotowanie założeń i prowadzenie komunikacji wewnętrznej, w tym m.in. Prezesa POT
z pracownikami;
10) standaryzacja pism i dokumentów POT we współpracy z DM;
11) zapewnienie realizacji w POT ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
12) zarządzanie i rozwój portalu pot.gov.pl oraz profili mediów społecznościowych POT:
Facebook - https://www.facebook.com/PolskaOrganizacjaTurystyczna,
Twitter - https://twitter.com/POT_GOV_Pl
13) Linkedin; https://www.linkedin.com/company/1488503/”;
14) weryfikacja i redagowanie treści na portal pot.gov.pl oraz na profilach POT w mediach społecznościowych wymienionych w pkt 13.
Zakres działania samodzielnego stanowiska ds. kadr i szkoleń – podległego bezpośrednio Prezesowi:
1) tworzenie i modyfikowanie procedur rekrutacyjnych oraz prowadzenie naboru na wolne stanowiska pracy;
2) nadzór nad procesem tworzenia opisów stanowisk pracy;
3) prowadzenie indywidualnej obsługi kadrowej pracowników zatrudnionych w POT oraz dyrektorów ZOPOT w zakresie wynikającym z obowiązków pracodawcy;
4) realizacja procesu udzielania i odwoływania pełnomocnictw oraz prowadzenie rejestru pełnomocnictw;
5) tworzenie procedur i administrowanie procesem ocen pracowniczych;
6) prowadzenie spraw związanych z planowaniem rozwoju zawodowego i ścieżki kariery osób zatrudnionych w POT;
7) opracowywanie i wdrażanie planów szkoleniowo – rozwojowych oraz organizacja szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych;
8) inicjowanie i koordynowanie programów stażowych i praktyk w POT;
9) współpraca z Komisją Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
10) prowadzenie ewidencji czasu pracy;
11) przygotowanie zaświadczeń kadrowych i informacji dla pracowników;
12) sporządzanie dokumentów do celów emerytalno – rentowych;
13) wystawianie skierowań na badania lekarskie z zakresu medycyny pracy;
14) prowadzenie spraw związanych z obsługą PPK we współpracy z DFE;
15) współpraca z kontrolerami Państwowej Inspekcji Pracy;
16) prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami państwowymi i resortowymi;
17) sporządzanie sprawozdań do PFRON i GUS z zakresu zadań na stanowisku we współpracy z DFE.
Zakres działania samodzielnego stanowiska ds. audytu wewnętrznego – podległego bezpośrednio Prezesowi:
1) identyfikacja i ocena ryzyka realizacji działań POT;
2) opracowywanie rocznych planów audytów POT;
3) prowadzenie audytów i kontroli we wszystkich obszarach funkcjonowania POT;
4) ocena zgodności prowadzonej przez POT działalności z przepisami prawa i obowiązującymi procedurami wewnętrznymi;
5) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;
6) ocena efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów;
7) monitorowanie obiegu informacji i dokumentacji w POT;
8) realizacja zadań zleconych i czynności doradczych;
9) ocena systemu kontroli zarządczej;
10) monitorowanie zaleceń pokontrolnych;
11) współpraca z Komitetem Audytu w jednostce nadzorującej;
12) przedkładanie Prezesowi i Komitetowi Audytu w jednostce nadzorującej rocznego sprawozdania z działalności audytu wewnętrznego w POT.
Zakres działania samodzielnego stanowiska ds. BHP – podległego bezpośrednio Prezesowi:
1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
20 bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;
3) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy;
4) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą;
5) organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienie właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników;
6) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy;
7) doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zakres działania samodzielnego stanowiska Inspektora Ochrony Danych – podległego bezpośrednio Prezesowi:
1) pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w organizacji;
2) identyfikowanie, analizowanie i ocenianie procesów przetwarzania danych osobowych;
3) monitorowanie, inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w zakresie ciągłego doskonalenia ochrony danych osobowych (polityki, procedury, standardy);
4) tworzenie, prowadzenie oraz aktualizacja wymaganej dokumentacji, rejestrów i raportów;
5) przeprowadzanie niezbędnych czynności audytowych w celu oceny zgodności przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi dokumentami;
6) przygotowywanie oraz konsultowanie: treści umów powierzenia, zapisów dotyczących ochrony danych i bezpieczeństwa w innych dokumentach, klauzul, treści zgód etc.;
7) udział w procesie zarządzania ryzykiem i wdrażaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa;
8) prowadzenie szkoleń oraz budowanie świadomości pracowników w zakresie przepisów związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych;
9) zarządzanie procesem zgłaszania naruszeń ochrony danych oraz realizacji praw podmiotów danych;
10) sporządzanie odpowiedzi na pisma, wnioski czy zapytania ze strony urzędów, mediów, podmiotów danych etc.;
11) kontakt i współpraca ze współadministratorami danych osobowych;
12) współpraca z organem nadzorczym oraz innymi zaangażowanymi instytucjami.
Zakres działania radcy prawnego — podległego bezpośrednio Prezesowi:
1) opiniowanie projektów wewnętrznych aktów prawa co do ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa;
2) udzielanie opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;
3) weryfikacja umów pod względem formalno-prawnym oraz pod kątem należytego zabezpieczenia interesów POT, w tym także proponowanie stosownych zapisów umownych, należycie interes POT zabezpieczających;
4) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym;
5) reprezentacja prawna POT i udział w negocjacjach;
6) koordynacja pomocy prawnej w POT;
7) reprezentowanie POT w postępowaniach sądowych, administracyjnych i sądowo-administracyjnych.
Zakres działania Biura Polskiego Bonu Turystycznego (BPBT)
1. Zakres działania BPBT:
1) uchylanie lub zmiana prawa do świadczenia w formie bonu oraz prawa do dodatkowego świadczenia w formie bonu;
2) odmowa wszczęcia postępowań w sprawie przyznania świadczenia w formie bonu lub dodatkowego świadczenia w formie bonu z uwagi na upływ terminu określonego w art. 7 ust. 1 z dnia 15 lipca 2020 r. o Polskim Bonie Turystycznym (zwanej dalej: „ustawą o PBT”);
3) wnioskowanie do ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego o weryfikację legitymowania się przez dziecko oświadczeniem, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy o PBT;
4) rozstrzyganie w sprawie nienależnie pobranego świadczenia w formie bonu oraz prawa do dodatkowego świadczenia w formie bonu lub nienależnie pobranej płatności oraz wydawanie decyzji administracyjnej w tym zakresie (przy współpracy DFE oraz zgodnie z wyrażonymi w formie pisemnej poleceniami o sposobie wykonywania zadań oraz na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa – Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych i wydawania decyzji administracyjnych);
5) odzyskiwanie należności z wydanych decyzji i ich ewidencja (przy współpracy DFE oraz zgodnie z wyrażonymi w formie pisemnej poleceniami o sposobie wykonywania zadań oraz na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa – Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych i wydawania decyzji administracyjnych);
6) wykonywanie czynności sprawdzających mających na celu weryfikację zgodności stanu faktycznego z danymi podanymi podczas procesu rejestracji przez przedsiębiorców turystycznych i organizacje pożytku publicznego oraz wydawanie decyzji administracyjnej w przypadku stwierdzonej niezgodności, w zakresie wynikającym z ustawy o PBT;
7) prowadzenie ewidencji zwrotu środków w przypadku niezrealizowania usługi przez przedsiębiorcę turystycznego lub organizację pożytku publicznego (przy współpracy DFE oraz zgodnie z wyrażonymi w formie pisemnej poleceniami o sposobie wykonywania zadań);
8) utrzymanie stron internetowych i profili społecznościowych zawierających m.in. raporty dotyczące wyników i efektów bonu turystycznego;
9) ogół zadań związanych z organizacją i funkcjonowaniem BPBT, w szczególności:
a) udział w tworzeniu rocznych planów POT w zakresie działania BPBT,
b) opracowywanie sprawozdań okresowych z wykonania planów działania POT z zakresu działania BPBT,
c) udzielanie zamówień publicznych w zakresie działania BPBT,
d) prowadzenie rejestru umów zawieranych w zakresie działania BPBT.
e) przekazywanie zgromadzonej dokumentacji do archiwum POT zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
10) zadania związane z obsługą finansową BPBT, w tym współpraca z DFE, w szczególności:
a) wykonywanie umów zawartych w zakresie działania BPBT,
b) ewidencja i opisywanie dokumentów księgowych z zakresu działania BPBT i ich przekazywanie do DFE,
c) wykonanie planu finansowego w zakresie działania BPBT,
d) udział w planowaniu środków przeznaczonych na realizację zadań BPBT;
11) zadania związane z realizacją ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w zakresie działania BPBT;
12) realizacja innych zadań, nałożonych na POT w drodze ustawy o PBT oraz umowy zawartej z właściwym ministrem na podstawie art. 36 tej ustawy.
2. Szczegółowy sposób działania BPBT oraz zasady współpracy pomiędzy BPBT, a pozostałymi komórkami organizacyjnymi określa regulamin funkcjonowania BPBT.