| Departament Planowania i Rozwoju Departament odpowiada m.in. za: 1) tworzenie, koordynacja wdrażania i monitorowanie dokumentu strategicznego POT, określającego kierunki promocji turystycznej Polski;
2) rekomendowanie komórkom organizacyjnym i ZOPOT zadań wynikających z przyjętego dokumentu strategicznego POT oraz bieżących analiz rynku;
3) tworzenie założeń merytorycznych i finansowych do działań marketingowych POT w kraju i za granicą;
4) opiniowanie nowych projektów pod kątem zgodności z dokumentem strategicznym i przyjętymi założeniami merytorycznymi i finansowymi;
5) tworzenie planów działania POT, przy udziale komórek organizacyjnych i ZOPOT;
6) monitorowanie realizacji planów działania POT oraz mierników POT;
7) opracowywanie sprawozdań okresowych z wykonania planów działania POT na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych i ZOPOT;
8) prowadzenie badań i analiz rynku turystycznego oraz ich upublicznianie;
9) analiza działań podejmowanych na rynkach przez Narodowe Organizacje Turystyczne
10) prowadzenie analiz skuteczności działań POT, prowadzonych z wykorzystaniem poszczególnych narzędzi i tworzenie rekomendacji do dalszych działań;
11) współpraca z Departamentem Wsparcia Rozwoju Turystyki w zakresie oceny produktów i marek turystycznych;
12) identyfikacja i współpraca z interesariuszami POT, w zakresie działania departamentu,
13) współpraca z uczelniami wyższymi,
14) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania departamentu;
15) planowanie i realizacja działań marketingowych we współpracy z organizacjami międzynarodowymi;
16) nadzór merytoryczny i monitorowanie działań ZOPOT;
17) opracowanie rocznych planów kontroli wewnętrznej ZOPOT i realizacja tej kontroli we współpracy z Departamentem Finansowo-Ekonomicznym;
18) współpraca w tworzeniu i wdrażaniu procedur związanych z funkcjonowaniem ZOPOT;
19) planowanie i realizacja działań marketingowych na rynkach nie objętych działalnością
ZOPOT;
20) zawieranie i nadzorowanie realizacji umów na działania marketingowe na rynkach nie objętych działalnością ZOPOT;
21) współpraca z polskimi placówkami za granicą i organizacjami polonijnymi;
22) organizowanie i realizacja podróży studyjnych z rynków zagranicznych. Departament Marketingu i Komunikacji 1) realizacja i koordynacja kampanii tematycznych POT w kraju i za granicą;
2) organizowanie stoisk narodowych oraz innych stoisk informacyjnych na targach
turystycznych w kraju i za granicą;
3) organizowanie i koordynowanie imprez promocyjnych, seminariów, warsztatów w kraju i za granicą;
4) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w obszarze działania departamentu;
5) zapewnienie i stosowanie spójnych wizualnie elementów identyfikacji POT w materiałach promocyjnych, w tym także realizowanych przez podmioty trzecie;
6) inicjowanie i realizacja materiałów promocyjnych na potrzeby POT, w tym mi.in: wydawnictw, filmów, spotów reklamowych, folderów. gadżetów promocyjnych;
7) kreowanie, przygotowanie i produkcja materiałów graficznych na wydarzenia, targi i konferencje;
8) przygotowywanie wizualizacji i infografik do prezentacji;
9) planowanie i nadzór nad dystrybucją materiałów promocyjnych na rynkach zagranicznych i krajowym;
10) zarządzanie serwisem banku zdjęć;
11) realizacja strategii POT w zakresie wykorzystywanych narzędzi;
12) analizy statystyczne portali i mediów społecznościowych POT;
13) zarządzanie i rozwój portali internetowych i mediów społecznościowych prowadzonych przez POT;
14) weryfikacja i redagowanie treści na portale internetowe POT oraz profile w mediach społecznościowych;
15) bieżąca współpraca z ZOPOT w zakresie przygotowania wersji rynkowo językowych Narodowego Portalu Turystycznego oraz profili w mediach społecznościowych;
16) monitoring rynku pod kątem dostępnych nowych technologii i rozwiązań funkcjonalnych narzędzi promocji;
17) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i rozwój systemów, serwisów, aplikacji POT;
18) zarządzanie Repozytorium Informacji Turystycznej (RIT) we współpracy z DWRT
19) prowadzenie działań na rzecz partnerstwa w zakresie zadań POT, w tym zawieranie, umów partnerskich wspierających działania marketingowe POT. |
| Departament Wsparcia Rozwoju Turystyki 1) aktualizacja i weryfikacja bazy polskich produktów turystycznych, w tym Certyfikowanych Produktów Turystycznych;
2) monitorowanie rozwoju kluczowych produktów w regionach;
3) współpraca z regionami w zakresie promocji Certyfikowanych Produktów Turystycznych, Polskich Marek Turystycznych;
4) przygotowywanie wkładu merytorycznego do opracowywania i aktualizacji prezentacji
produktowych o Polsce;
5) realizacja działań promocyjnych we współpracy z ROT, LOT, JST, w tym krajowych
konkursów promocyjnych, np. na najlepszy produkt turystyczny, mistrzostw blogerów;
6) przygotowanie i udział w krajowych imprezach promocyjnych we współpracy z DMK;
7) udział merytoryczny w gremiach turystycznych i zespołach roboczych celem rozwoju,
kształtowania i promocji produktów turystycznych;
8) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania departamentu
9) standaryzacja informacji turystycznej w Polsce organizowanie szkoleń z zakresu informacji turystycznej, organizacja Forum Informacji Turystycznej (FIT), certyfikacja centrów informacji turystycznej, organizacja konkursu na najlepsze centrum IT;
10) współpraca z DMK w zakresie aktualizacji krajowych baz danych w tym m.in. RIT;
11) prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem ogólnopolskiego systemu
oznakowania drogowych tras turystycznych, opiniowanie wniosków w sprawie oznakowania drogowych tras i atrakcji turystycznych, wspieranie prac Kapituły ds. Drogowych Znaków
Turystycznych, opracowanie merytoryczne programów szkoleń z zakresu oznakowań drogowych;
12) monitorowanie strategii, planów i bieżących działań promocyjnych regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych na potrzeby koordynacji działań z POT;
13) opiniowanie i przygotowywanie dokumentacji dotyczących przyznawania patronatów
Prezesa oraz zarządzanie znakiem promocji Polski w obszarze turystyki zgodnie z ustawą o POT;
14) promocja Polski na rynku krajowym we współpracy z regionalnymi i lokalnymi
organizacjami turystycznymi (ROT iLOT) branżą turystyczną, instytucjami
samorządowymi i centralnymi oraz kluczowymi partnerami i grupami roboczymi;
15) współpraca z Departamentem Polskiego Bonu Turystycznego w realizacji zadań związanych z promocją Polskiego Bonu Turystycznego;
16) realizacja zadań z zakresu promocji Polski przez polskich sportowców lub kluby sportowe w sportach drużynowych.
17) bieżąca weryfikacja potencjalnych możliwości pozyskiwania środków finansowych z
dostępnych źródeł, w szczególności w obszarze Funduszy Europejskich, Norweskiego
Mechanizmu Finansowego oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
18) opracowanie fiszek projektowych w zakresie potencjalnego instrumentu wsparcia dla POT we współpracy z DPR;
19) aktywny udział w pracach nad założeniami programowymi w obszarze turystyki z udziałem nadzorującego resortu;
20) formułowanie propozycji rozwiązań systemowych w pracach nad wytycznymi w poszczególnych okresach programowania;
21) przygotowywanie projektów do dofinansowania we współpracy z DPR. Departament Administracji 1) organizacja i obsługa wewnętrznych narad i posiedzeń zwotywanych przez kierownictwo POT;
2) obsługa sekretariatów POT w tym w szczególności: a) prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa, Wiceprezesów i Dyrektora Zarządzającego,
b) prowadzenie sekretariatu Biura Prezesa,
c) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i kierowanie do właściwych osób,
rejestrowanie korespondencji wychodzącej, obsługa bieżącej korespondencji
z interesariuszami POT;
d) obsługa wewnętrznego obiegu dokumentów. 3) prowadzenie rejestru, publikowanie i przechowywanie zarządzeń Prezesa;
4) prowadzenie rejestru umów i zleceń zawieranych w POT;
5) obsługa administracyjna POT w tym wyposażanie stanowisk pracy w meble, materiały oraz sprzęt biurowy oraz prowadzenie procesu inwentaryzacji we współpracy z DFE;
6) zapewnienie i nadzór nad właściwym utrzymaniem czystości w pomieszczeniach;
7) utrzymanie w należytym stanie urządzeń technicznych w pomieszczeniach Biura POT;
8) realizacja zakupów na potrzeby POT oraz prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej POT, zagospodarowywanie zbędnych lub zużytych składników majątkowych;
9) zapewnienie obsługi transportowej w POT;
10) organizacja i optymalizacja procesu spedycji;
11) realizowanie zadań z zakresu spraw obronnych, informacji niejawnych, ochrony
przeciwpożarowej i zabezpieczenia majątku przed kradzieżą oraz zniszczeniem według
uzasadnionej potrzeby;
12) prowadzenie archiwum zakładowego POT;
13) zarządzanie technologiczne intranetem i przygotowywanie innych programów zarządzania wewnętrznego;
14) administrowanie siecią internetową, serwerami POT oraz prowadzenie obsługi technicznej sprzętu komputerowego i elektronicznego będącego w posiadaniu POT, zarządzanie licencjami;
15) obsługa informatyczna POT;
16) organizacja i obsługa posiedzeń Rady POT;
17) obsługa delegacji krajowych i zagranicznych pracowników POT w zakresie zapewnienia transportu i ubezpieczenia;
18) zapewnienie obsługi prawnej POT;
19) przygotowywanie i monitorowanie wykonania rocznych planów zamówień publicznych;
20) organizacja i prowadzenie postępowań o udzielania zamówienia publicznego w ramach
ustawy Prawo zamówień publicznych oraz postępowań wyłączonych ze stosowania ww.
ustawy we współpracy z poszczególnymi departamentami, biurami i ZOPOT;
21) prowadzenie ewidencji wewnętrznej zamówień publicznych i dokumentów zakupu;
22) sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień;
23) udział w pracach komisji powołanych do przygotowania i przeprowadzenia
postępowania o udziełenie zamówienia publicznego w charakterze sekretarza komisji;
weryfikacja i archiwizacja wymaganej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień
publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi POT.
24) prowadzenie spraw związanych z obsługą opieki medycznej dla pracowników POT;
25) organizacja i obsługa opieki zdrowotnej pracowników w ramach medycyny pracy;
26) prowadzenie spraw związanych z obsługą dodatkowych ubezpieczeń oraz kart sportowych dla pracowników POT we współpracy z DFE;
27) sporządzanie sprawozdania o zakresie korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych opłat dla Departamentu Opłat Środowiskowych Urzędu Marszałkowskiego. Departament Finansowo-Ekonomiczny 1) tworzenie i koordynacja funkcji kontrolingu finansowego w POT;
2) przygotowanie i aktualizacja wewnętrznych regulacji w zakresie kontrolingu finansowego w POT, budżetowania i zasad kontroli wykonania budżetu;
3) przygotowywanie i inicjowanie powstawania analiz i raportów finansowych;
4) organizowanie i prowadzenie procesu corocznego budżetowania i wieloletniego planowania finansowego;
5) współtworzenie i ocena pod względem finansowym planu działalności POT, w tym kosztów operacyjnych ZOPOT;
6) przygotowanie sprawozdawczości okresowej i analiza odchyleń od planu finansowego;
7) dokonywanie w ciągu roku zmian i przesunięć w budżetach departamentów i biur zgodnie z zapisami regułacji wewnętrznych w POT;
8) rekomendowanie działań korygujących związanych z odchyleniami planu;
9) analiza finansowa prowadzonych i wnioskowanych przez jednostki organizacyjne projektów i przedsięwzięć związanych z działalnością POT;
10) analiza finansowa wydatków w POT;
11) udział w projektach wewnętrznych POT od strony finansowej;
12) współpraca z kontrolerami zewnętrznymi;
13) przygotowywanie sprawozdań bieżących i okresowych w zakresie określonym przez Prezesa oraz w zakresie inicjowanym przez departament;
14) tworzenie i aktualizacja Polityki Rachunkowości POT;
15) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zabezpieczenie dokumentów księgowych;
16) sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych i analiz ekonomicznych z zakresu działalności POT;
17) prowadzenie księgowości dla POT i ZOPOT kontrola obiegu i archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej, kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, w tym zgodności z procedurami wewnętrznymi POT, ;
18) realizacja płatności;
19) windykacja należności;
20) sporządzanie bilansów jednostkowych ZOPOT oraz zbiorczego sprawozdania bilansowego POT;
21) realizowanie wszelkich operacji finansowych oraz prowadzenie gospodarki funduszami tworzonymi w POT;
22) nadzór nad procesem inwentaryzacji;
23) obsługa konta bankowego oraz kasy;
24) eksploatacja i rozwój systemu finansowo-księgowego, w tym zapewnienie zgodności
systemu informatycznego z wymogami stawianymi ewidencji komputerowej przez
obowiązującą ustawę o rachunkowości;
25) prowadzenie księgowości dla wszelkich projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków unijnych;
26) naliczanie wypłat wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę oraz zleceniobiorców, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
27) prowadzenie dokumentacji płacowej;
28) przygotowywanie, naliczanie i odprowadzanie wszelkich obowiązujących w POT podatków i innych obciążeń;
29) monitorowanie wykonania planu wynagrodzeń pracowników POT oraz planu składek
płaconych przez pracodawcę;
30) prowadzenie rozliczeń z pracownikami POT;
31) współpraca z samodzielnym stanowiskiem do spraw kadr i szkoleń w zakresie obsługi PPK
32) współpraca z DPR, przekazywanie danych finansowych w ramach posiadanych informacji o wysokości wydatków zrealizowanych w ZOPOT, niezbędnych do opracowania sprawozdań okresowych z wykonania planów;
33) rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych pracowników POT;
34) sporządzanie sprawozdań do GUS z zakresu zadań departamentu; Biuro Spotkań i Wydarzeń Kierownik: Aneta Książek Biuro Rzecznika ds. kontaktów z mediami: Przemysław Marczewski Departament Polskiego Bonu Turystycznego Dyrektor OZ: Elżbieta Wendeker |