| Departament Planowania i Rozwoju Departament odpowiada m.in. za: 1) tworzenie, koordynacja wdrażania i monitorowanie dokumentu strategicznego POT, określającego kierunki promocji turystycznej Polski;
2) rekomendowanie komórkom organizacyjnym i ZOPOT zadań wynikających z przyjętego dokumentu strategicznego POT oraz bieżących analiz rynku;
3) tworzenie założeń merytorycznych i finansowych do działań marketingowych POT w kraju i za granicą;
4) opiniowanie nowych projektów pod kątem zgodności z dokumentem strategicznym i przyjętymi założeniami merytorycznymi i finansowymi;
5) tworzenie planów działania POT, przy udziale komórek organizacyjnych i ZOPOT;
6) monitorowanie realizacji planów działania POT oraz mierników POT;
7) opracowywanie sprawozdań okresowych z wykonania planów działania POT na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych i ZOPOT;
8) prowadzenie badań i analiz rynku turystycznego oraz ich upublicznianie;
9) analiza działań podejmowanych na rynkach przez Narodowe Organizacje Turystyczne
10) prowadzenie analiz skuteczności działań POT, prowadzonych z wykorzystaniem poszczególnych narzędzi i tworzenie rekomendacji do dalszych działań;
11) współpraca z Departamentem Wsparcia Rozwoju Turystyki w zakresie oceny produktów i marek turystycznych;
12) identyfikacja i współpraca z interesariuszami POT, w zakresie działania departamentu,
13) współpraca z uczelniami wyższymi,
14) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania departamentu;
15) planowanie i realizacja działań marketingowych we współpracy z organizacjami międzynarodowymi;
16) nadzór merytoryczny i monitorowanie działań ZOPOT;
17) opracowanie rocznych planów kontroli wewnętrznej ZOPOT i realizacja tej kontroli we współpracy z Departamentem Finansowo-Ekonomicznym;
18) współpraca w tworzeniu i wdrażaniu procedur związanych z funkcjonowaniem ZOPOT;
19) planowanie i realizacja działań marketingowych na rynkach nie objętych działalnością
ZOPOT;
20) zawieranie i nadzorowanie realizacji umów na działania marketingowe na rynkach nie objętych działalnością ZOPOT;
21) współpraca z polskimi placówkami za granicą i organizacjami polonijnymi;
22) organizowanie i realizacja podróży studyjnych z rynków zagranicznych. Departament Marketingu i Komunikacji Departament odpowiada m.in. za: 1) realizacja i koordynacja kampanii tematycznych POT w kraju i za granicą;
2) organizowanie stoisk narodowych oraz innych stoisk informacyjnych na targach
turystycznych w kraju i za granicą;
3) organizowanie i koordynowanie imprez promocyjnych, seminariów, warsztatów w kraju i za granicą;
4) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w obszarze działania departamentu;
5) zapewnienie i stosowanie spójnych wizualnie elementów identyfikacji POT w materiałach promocyjnych, w tym także realizowanych przez podmioty trzecie;
6) inicjowanie i realizacja materiałów promocyjnych na potrzeby POT, w tym mi.in: wydawnictw, filmów, spotów reklamowych, folderów. gadżetów promocyjnych;
7) kreowanie, przygotowanie i produkcja materiałów graficznych na wydarzenia, targi i konferencje;
8) przygotowywanie wizualizacji i infografik do prezentacji;
9) planowanie i nadzór nad dystrybucją materiałów promocyjnych na rynkach zagranicznych i krajowym;
10) zarządzanie serwisem banku zdjęć;
11) realizacja strategii POT w zakresie wykorzystywanych narzędzi;
12) analizy statystyczne portali i mediów społecznościowych POT;
13) zarządzanie i rozwój portali internetowych i mediów społecznościowych prowadzonych przez POT;
14) weryfikacja i redagowanie treści na portale internetowe POT oraz profile w mediach społecznościowych;
15) bieżąca współpraca z ZOPOT w zakresie przygotowania wersji rynkowo językowych Narodowego Portalu Turystycznego oraz profili w mediach społecznościowych;
16) monitoring rynku pod kątem dostępnych nowych technologii i rozwiązań funkcjonalnych narzędzi promocji;
17) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i rozwój systemów, serwisów, aplikacji POT;
18) zarządzanie Repozytorium Informacji Turystycznej (RIT) we współpracy z DWRT
19) prowadzenie działań na rzecz partnerstwa w zakresie zadań POT, w tym zawieranie, umów partnerskich wspierających działania marketingowe POT. |
| Departament Wsparcia Rozwoju Turystyki Departament odpowiada m.in. za: 1) aktualizacja i weryfikacja bazy polskich produktów turystycznych, w tym Certyfikowanych Produktów Turystycznych;
2) monitorowanie rozwoju kluczowych produktów w regionach;
3) współpraca z regionami w zakresie promocji Certyfikowanych Produktów Turystycznych, Polskich Marek Turystycznych;
4) przygotowywanie wkładu merytorycznego do opracowywania i aktualizacji prezentacji
produktowych o Polsce;
5) realizacja działań promocyjnych we współpracy z ROT, LOT, JST, w tym krajowych
konkursów promocyjnych, np. na najlepszy produkt turystyczny, mistrzostw blogerów;
6) przygotowanie i udział w krajowych imprezach promocyjnych we współpracy z DMK;
7) udział merytoryczny w gremiach turystycznych i zespołach roboczych celem rozwoju,
kształtowania i promocji produktów turystycznych;
8) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą, w zakresie działania departamentu
9) standaryzacja informacji turystycznej w Polsce organizowanie szkoleń z zakresu informacji turystycznej, organizacja Forum Informacji Turystycznej (FIT), certyfikacja centrów informacji turystycznej, organizacja konkursu na najlepsze centrum IT;
10) współpraca z DMK w zakresie aktualizacji krajowych baz danych w tym m.in. RIT;
11) prowadzenie działań związanych z funkcjonowaniem ogólnopolskiego systemu
oznakowania drogowych tras turystycznych, opiniowanie wniosków w sprawie oznakowania drogowych tras i atrakcji turystycznych, wspieranie prac Kapituły ds. Drogowych Znaków
Turystycznych, opracowanie merytoryczne programów szkoleń z zakresu oznakowań drogowych;
12) monitorowanie strategii, planów i bieżących działań promocyjnych regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych na potrzeby koordynacji działań z POT;
13) opiniowanie i przygotowywanie dokumentacji dotyczących przyznawania patronatów
Prezesa oraz zarządzanie znakiem promocji Polski w obszarze turystyki zgodnie z ustawą o POT;
14) promocja Polski na rynku krajowym we współpracy z regionalnymi i lokalnymi
organizacjami turystycznymi (ROT iLOT) branżą turystyczną, instytucjami
samorządowymi i centralnymi oraz kluczowymi partnerami i grupami roboczymi;
15) współpraca z Departamentem Polskiego Bonu Turystycznego w realizacji zadań związanych z promocją Polskiego Bonu Turystycznego;
16) realizacja zadań z zakresu promocji Polski przez polskich sportowców lub kluby sportowe w sportach drużynowych.
17) bieżąca weryfikacja potencjalnych możliwości pozyskiwania środków finansowych z
dostępnych źródeł, w szczególności w obszarze Funduszy Europejskich, Norweskiego
Mechanizmu Finansowego oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
18) opracowanie fiszek projektowych w zakresie potencjalnego instrumentu wsparcia dla POT we współpracy z DPR;
19) aktywny udział w pracach nad założeniami programowymi w obszarze turystyki z udziałem nadzorującego resortu;
20) formułowanie propozycji rozwiązań systemowych w pracach nad wytycznymi w poszczególnych okresach programowania;
21) przygotowywanie projektów do dofinansowania we współpracy z DPR. Departament Administracji Departament odpowiada m.in. za: 1) organizacja i obsługa wewnętrznych narad i posiedzeń zwotywanych przez kierownictwo POT;
2) obsługa sekretariatów POT w tym w szczególności: a) prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa, Wiceprezesów i Dyrektora Zarządzającego,
b) prowadzenie sekretariatu Biura Prezesa,
c) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i kierowanie do właściwych osób,
rejestrowanie korespondencji wychodzącej, obsługa bieżącej korespondencji
z interesariuszami POT;
d) obsługa wewnętrznego obiegu dokumentów. 3) prowadzenie rejestru, publikowanie i przechowywanie zarządzeń Prezesa;
4) prowadzenie rejestru umów i zleceń zawieranych w POT;
5) obsługa administracyjna POT w tym wyposażanie stanowisk pracy w meble, materiały oraz sprzęt biurowy oraz prowadzenie procesu inwentaryzacji we współpracy z DFE;
6) zapewnienie i nadzór nad właściwym utrzymaniem czystości w pomieszczeniach;
7) utrzymanie w należytym stanie urządzeń technicznych w pomieszczeniach Biura POT;
8) realizacja zakupów na potrzeby POT oraz prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej POT, zagospodarowywanie zbędnych lub zużytych składników majątkowych;
9) zapewnienie obsługi transportowej w POT;
10) organizacja i optymalizacja procesu spedycji;
11) realizowanie zadań z zakresu spraw obronnych, informacji niejawnych, ochrony
przeciwpożarowej i zabezpieczenia majątku przed kradzieżą oraz zniszczeniem według
uzasadnionej potrzeby;
12) prowadzenie archiwum zakładowego POT;
13) zarządzanie technologiczne intranetem i przygotowywanie innych programów zarządzania wewnętrznego;
14) administrowanie siecią internetową, serwerami POT oraz prowadzenie obsługi technicznej sprzętu komputerowego i elektronicznego będącego w posiadaniu POT, zarządzanie licencjami;
15) obsługa informatyczna POT;
16) organizacja i obsługa posiedzeń Rady POT;
17) obsługa delegacji krajowych i zagranicznych pracowników POT w zakresie zapewnienia transportu i ubezpieczenia;
18) zapewnienie obsługi prawnej POT;
19) przygotowywanie i monitorowanie wykonania rocznych planów zamówień publicznych;
20) organizacja i prowadzenie postępowań o udzielania zamówienia publicznego w ramach
ustawy Prawo zamówień publicznych oraz postępowań wyłączonych ze stosowania ww.
ustawy we współpracy z poszczególnymi departamentami, biurami i ZOPOT;
21) prowadzenie ewidencji wewnętrznej zamówień publicznych i dokumentów zakupu;
22) sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień;
23) udział w pracach komisji powołanych do przygotowania i przeprowadzenia
postępowania o udziełenie zamówienia publicznego w charakterze sekretarza komisji;
weryfikacja i archiwizacja wymaganej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień
publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi POT.
24) prowadzenie spraw związanych z obsługą opieki medycznej dla pracowników POT;
25) organizacja i obsługa opieki zdrowotnej pracowników w ramach medycyny pracy;
26) prowadzenie spraw związanych z obsługą dodatkowych ubezpieczeń oraz kart sportowych dla pracowników POT we współpracy z DFE;
27) sporządzanie sprawozdania o zakresie korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych opłat dla Departamentu Opłat Środowiskowych Urzędu Marszałkowskiego. Departament Finansowo-Ekonomiczny Departament odpowiada m.in. za: 1) tworzenie i koordynacja funkcji kontrolingu finansowego w POT;
2) przygotowanie i aktualizacja wewnętrznych regulacji w zakresie kontrolingu finansowego w POT, budżetowania i zasad kontroli wykonania budżetu;
3) przygotowywanie i inicjowanie powstawania analiz i raportów finansowych;
4) organizowanie i prowadzenie procesu corocznego budżetowania i wieloletniego planowania finansowego;
5) współtworzenie i ocena pod względem finansowym planu działalności POT, w tym kosztów operacyjnych ZOPOT;
6) przygotowanie sprawozdawczości okresowej i analiza odchyleń od planu finansowego;
7) dokonywanie w ciągu roku zmian i przesunięć w budżetach departamentów i biur zgodnie z zapisami regułacji wewnętrznych w POT;
8) rekomendowanie działań korygujących związanych z odchyleniami planu;
9) analiza finansowa prowadzonych i wnioskowanych przez jednostki organizacyjne projektów i przedsięwzięć związanych z działalnością POT;
10) analiza finansowa wydatków w POT;
11) udział w projektach wewnętrznych POT od strony finansowej;
12) współpraca z kontrolerami zewnętrznymi;
13) przygotowywanie sprawozdań bieżących i okresowych w zakresie określonym przez Prezesa oraz w zakresie inicjowanym przez departament;
14) tworzenie i aktualizacja Polityki Rachunkowości POT;
15) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zabezpieczenie dokumentów księgowych;
16) sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych i analiz ekonomicznych z zakresu działalności POT;
17) prowadzenie księgowości dla POT i ZOPOT kontrola obiegu i archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej, kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, w tym zgodności z procedurami wewnętrznymi POT, ;
18) realizacja płatności;
19) windykacja należności;
20) sporządzanie bilansów jednostkowych ZOPOT oraz zbiorczego sprawozdania bilansowego POT;
21) realizowanie wszelkich operacji finansowych oraz prowadzenie gospodarki funduszami tworzonymi w POT;
22) nadzór nad procesem inwentaryzacji;
23) obsługa konta bankowego oraz kasy;
24) eksploatacja i rozwój systemu finansowo-księgowego, w tym zapewnienie zgodności
systemu informatycznego z wymogami stawianymi ewidencji komputerowej przez
obowiązującą ustawę o rachunkowości;
25) prowadzenie księgowości dla wszelkich projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków unijnych;
26) naliczanie wypłat wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę oraz zleceniobiorców, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
27) prowadzenie dokumentacji płacowej;
28) przygotowywanie, naliczanie i odprowadzanie wszelkich obowiązujących w POT podatków i innych obciążeń;
29) monitorowanie wykonania planu wynagrodzeń pracowników POT oraz planu składek
płaconych przez pracodawcę;
30) prowadzenie rozliczeń z pracownikami POT;
31) współpraca z samodzielnym stanowiskiem do spraw kadr i szkoleń w zakresie obsługi PPK
32) współpraca z DPR, przekazywanie danych finansowych w ramach posiadanych informacji o wysokości wydatków zrealizowanych w ZOPOT, niezbędnych do opracowania sprawozdań okresowych z wykonania planów;
33) rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych pracowników POT;
34) sporządzanie sprawozdań do GUS z zakresu zadań departamentu; Biuro Spotkań i Wydarzeń 1) budowanie koncepcji i realizacja działań promujących Polskę jako miejsce atrakcyjne dla organizacji kongresów, konferencji, podróży motywacyjnych i wydarzeń;
2) współpraca z instytucjami i organizacjami zaangażowanymi w promocję Polski w segmencie przemysłu spotkań tj. instytucjami rządowymi, samorządem terytorialnym, branżą turystyczną i środowiskami naukowymi;
3) prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowo-doradczych w kraju i za granicą (organizacja wizyt studyjnych, site-inspection i prezentacji na międzynarodowych targach przemysłu spotkań);
4) monitorowanie rynku w zakresie trendów oraz możliwości pozyskania wydarzeń oraz
wspieranie procesu pozyskiwania zleceniodawców organizowania w Polsce konferencji,
kongresów oraz imprez motywacyjnych i wydarzeń;
5) prowadzenie Programu Ambasadorów i Mecenasów Kongresów Polskich, Programu
Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Polskiej Organizacji Turystycznej - Poland Convention Bureau, Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Podróży Motywacyjnych - Polskiej Organizacji Turystycznej - Poland Convention Bureau oraz Programu Rekomendacji Miejskich i Regionalnych Convention Bureau;
6) współpraca z międzynarodowymi organizacjami i stowarzyszeniami skupiającymi
profesjonalistów związanych z przemysłem spotkań w celu umocnienia Polski jako lidera
Europy Centralnej;
7) reprezentowanie POT podczas spotkań roboczych i wydarzeń w kraju i za granicą,
w zakresie działania PCB;;
8) opracowanie merytoryczne wydawnictw z zakresu przemysłu spotkań;
9) aktualizacja informacji i promocja na portalach internetowych POT oraz w mediach
społecznościowych w zakresie działania Biura;
10) inicjowanie tworzenia nowych struktur w obszarze obejmującym przemysł spotkań; Biuro Rzecznika ds. kontaktów z mediami: 1) budowanie pozytywnych relacji z mediami, branżą i interesariuszami POT reprezentowanie POT na imprezach branżowych;
2) realizacja polityki informacyjnej POT pod nadzorem Prezesa;
3) przygotowywanie i opracowywanie informacji dla Prezesa;
4) koordynowanie kontaktów Prezesa z mediami;
5) koordynacja wystąpień przedstawicieli POT w mediach;
6) weryfikacja i redagowanie materiałów medialnych otrzymanych od wykonawców
zewnętrznych;
7) organizacja i przygotowywanie konferencji i briefingów prasowych na potrzeby POT;
8) monitoring mediów;
9) przygotowanie założeń i prowadzenie komunikacji wewnętrznej, w tym m.in. Prezesa POT z pracownikami;
10) standaryzacja pism i dokumentów POT we współpracy z DMK;
11) zapewnienie realizacji w POT ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Departament Polskiego Bonu Turystycznego 1) ustalanie w drodze decyzji administracyjnej prawa do świadczenia w formie bonu oraz prawa do dodatkowego świadczenia w formie bonu, a także odmowa przyznania, uchylanie lub zmiana prawa do tych świadczeń;
2) wnioskowanie do ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego o weryfikację
legitymowania się przez dziecko oświadczeniem, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy
z dnia 15 lipca 2020 r. o Polskim Bonie Turystycznym (zwanej dalej: „ustawą o PBT");
3) rozstrzyganie w sprawie nienależnie pobranego świadczenia w formie bonu oraz prawa do dodatkowego świadczenia w formie bonu oraz wydawanie decyzji administracyjnej w tym zakresie;
4) odzyskiwanie należności z wydanych decyzji i ich ewidencja;
5) udostępnianie listy przedsiębiorców turystycznych oraz organizacji pożytku publicznego, którzy będą mieli prawo do przyjmowania płatności dokonywanych za pomocą Polskiego Bonu Turystycznego;
6) wykonywanie czynności sprawdzających mających na celu weryfikację zgodności stanu faktycznego z danymi podanymi podczas procesu rejestracji przez przedsiębiorców turystycznych i organizacje pożytku publicznego oraz wydawanie decyzji administracyjnej w przypadku stwierdzonej niezgodności, w zakresie wynikającym z ustawy o PBT;
7) informowanie ZUS o dokonaniu zwrotu środków w przypadku niezrealizowania usługi przez przedsiębiorcę turystycznego lub organizację pożytku publicznego w przypadkach
określonych ustawą o PBT w celu ponownej aktywacji Polskiego Bonu Turystycznego przez ZUS;
8) realizacja zadań związanych z promocją Polskiego Bonu Turystycznego;
9) realizacja innych zadań, nałożonych na POT w drodze ustawy o PBT oraz umowy zawartej z właściwym ministrem na podstawie art. 36 tej ustawy;
10) ogół zadań związanych z organizacją i funkcjonowaniem DPBT, w szczególności:
a) udział w tworzeniu rocznych planów POT w zakresie działania DPBT,
b) opracowywanie sprawozdań okresowych z wykonania planów działania POT
z zakresu działania DPBT,
c) udzielanie zamówień publicznych w zakresie działania DPBT,
d) zapewnienie potrzeb lokalowych na cele związane z działaniem DPBT,
e) zapewnienie zaopatrzenia materiałowo-technicznego DPBT, w tym sprzętu
komputerowego i elektronicznego,
f) prowadzenie gospodarki transportowej w zakresie działania DPBT,
g) prowadzenie rejestru umów zawieranych w zakresie działania DPBT,
h) przekazywanie zgromadzonej dokumentacji do archiwum POT zgodnie z instrukcją
kancelaryjna;
11) zadania związane z obsługą finansową DPBT, w tym współpraca z DFE, w szczególności:
a) wykonywanie umów zawartych w zakresie działania DPBT,
b) ewidencja i opisywanie dokumentów księgowych z zakresu działania DPBT i ich
przekazywanie do Departamentu Finansowo-Ekonomicznego,
c) wykonanie planu finansowego w zakresie działania DPBT,
d) udział w planowaniu środków przeznaczonych na realizację zadań DPBT;
12) zadania związane z realizacją ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w zakresie działania DPBT;
2. Szczegółowy sposób działania DPBT oraz zasady współpracy pomiędzy DPBT
a pozostałymi komórkami organizacyjnymi określa regulamin funkcjonowania DPBT. |